NFFICE GROUPWARE
Trong hạn mức, duyệt tại chỗ.
Vượt mức, lên trụ sở chính.
Quy chế phân quyền của bạn tự lập tuyến phê duyệt. Số tiền, loại chứng từ và pháp nhân quyết định ai duyệt: trong hạn mức, trưởng nhóm hoặc giám đốc pháp nhân duyệt xong ngay; vượt hạn mức, đề nghị tự chuyển lên trụ sở chính tại TP.HCM. Duyệt thay, duyệt sau, lấy ý kiến và đồng gửi đều nằm trong cùng quy chế, và mỗi phê duyệt lưu lại phiên bản quy chế đã áp dụng khi duyệt.
Có sẵn duyệt theo hạn mức, duyệt thay, duyệt sau, lấy ý kiến và đồng gửi. Dùng riêng được, hoặc chạy chung một dữ liệu với HR và sổ kế toán.
PHÂN QUYỀN PHÊ DUYỆT
Một bảng quyết định ai duyệt
Trụ sở chính soạn quy chế phân quyền một lần: số tiền × loại chứng từ × pháp nhân. Mọi đề nghị ở mọi pháp nhân đều được đối chiếu với cùng một bảng, nên việc thuộc quyền trưởng nhóm thì dừng ở trưởng nhóm, còn việc vượt hạn mức của pháp nhân thì luôn lên đến trụ sở chính.
- Người duyệt cuối được xác định theo số tiền, loại chứng từ và pháp nhân
- Mỗi pháp nhân có thể có các mức riêng trong cùng một bảng của trụ sở chính
- Hạn mức tính cả giá trị biên: “đến 40.000.000₫” bao gồm cả 40.000.000₫
- Người lập biết trước ai sẽ duyệt ngay từ trước khi trình
Quy chế hiển thị chỉ là ví dụ. Doanh nghiệp tự đặt quy chế của mình.
| Chứng từ | Mức 1 | Mức 2 | Mức 3 |
|---|---|---|---|
| Đề nghị mua hàng | đến 20.000.000₫Trưởng nhóm (Hà Nội) | đến 40.000.000₫Giám đốc pháp nhân | trên 40.000.000₫CFO trụ sở chính |
| Đề nghị thanh toán chi phí | đến 5.000.000₫Trưởng nhóm | đến 30.000.000₫Giám đốc pháp nhân | trên 30.000.000₫CFO trụ sở chính |
| Nghỉ phép | đến 2 ngàyTrưởng nhómDuyệt cuối theo hạn mức · Đồng gửi: trụ sở chính | 3–5 ngàyGiám đốc nhân sự trụ sở chínhTrưởng nhóm xem xét trước | trên 5 ngàyGiám đốc nhân sự trụ sở chínhLấy ý kiến: Nhân sự Hà Nội |
| Chiết khấu báo giáĐến 5%: không cần duyệt | đến 10%Trưởng nhóm kinh doanh | đến 15%Giám đốc pháp nhân | trên 15%Giám đốc kinh doanh trụ sở chính |
| Hợp đồng | không phân biệt số tiềnGiám đốc pháp nhânLấy ý kiến: Pháp chế · Đồng gửi: Tài chính | ||
Đề nghị mua hàng 45.000.000₫ → vượt hạn mức 40.000.000₫ của giám đốc pháp nhân. Đề nghị được chuyển lên CFO trụ sở chính duyệt cuối.
XEM TRƯỚC TUYẾN PHÊ DUYỆT
Tuyến phê duyệt tự hình thành từ quy chế
Không ai phải chọn người duyệt từ danh sách. Số tiền và loại chứng từ xác định mức, và mức quyết định ai duyệt, ai duyệt cuối. Đúng như quy chế phân quyền trên giấy, chỉ là không ai phải nhớ thuộc lòng.
- Trong một mức, người ký cuối là người duyệt cuối theo hạn mức
- Vượt hạn mức của giám đốc pháp nhân, tuyến phê duyệt kéo dài đến trụ sở chính
- Phiên bản quy chế và mức áp dụng được ghi lên đề nghị
- Đổi ngưỡng một lần, mọi đề nghị mới đều theo ngưỡng mới
Đổi số tiền, tuyến phê duyệt đổi theo.
Đề nghị mua hàng trên 40.000.000₫: thuộc mức trụ sở chính, CFO trụ sở chính duyệt cuối. Quy chế v3 · mức 3.
DUYỆT THAY · DUYỆT SAU · LẤY Ý KIẾN · ĐỒNG GỬI
Ngoại lệ vẫn nằm trong quy chế
Người duyệt đi vắng, việc sửa chữa không thể chờ, hai phòng ban phải thống nhất, và trụ sở chính cần được biết. Mỗi trường hợp có một loại bước riêng trong tuyến phê duyệt, nên không việc gì phải giải quyết qua tin nhắn bên lề.
- Duyệt thay — người duyệt thay được chỉ định trong quy chế ký khi người duyệt vắng mặt; hồ sơ lưu cả hai tên
- Duyệt sau — khoản chi gấp được chi trước và duyệt sau, kèm lý do
- Lấy ý kiến — các phòng ban cần thống nhất ký trước người duyệt cuối
- Đồng gửi — người cần biết nhận chứng từ mà không phải ký
Chọn một trường hợp ở bên phải.
Đề nghị mua hàng · 45.000.000₫ · trên 40.000.000₫
Trưởng nhóm vắng mặt nên người duyệt thay được chỉ định trong quy chế ký. Hồ sơ lưu cả hai tên: Vũ Thị Mai ký thay trưởng nhóm.
PHIÊN BẢN QUY CHẾ & NHẬT KÝ KIỂM TOÁN
Đổi quy chế, phê duyệt cũ vẫn theo quy chế cũ
Quy chế phân quyền luôn thay đổi: hạn mức tăng, mở thêm pháp nhân mới, thêm bước lấy ý kiến. Mỗi lần thay đổi là một phiên bản mới có ngày hiệu lực, và mỗi phê duyệt giữ phiên bản đã áp dụng khi ký, nên kiểm toán viên thấy đúng quy chế tại thời điểm đó chứ không phải quy chế hôm nay.
- Phiên bản quy chế có ngày hiệu lực và người thay đổi
- Mỗi bước ghi lại người ký, thời gian, thiết bị, phiên bản quy chế và mức
- Phê duyệt ký theo phiên bản cũ vẫn mở ra với phiên bản đó
- Bước duyệt thay và duyệt sau được đánh dấu rõ trong nhật ký
Nhật ký bên phải là dữ liệu mẫu.
| Giờ (Hà Nội) | Bước | Quy chế |
|---|---|---|
| 09:1205/10 · Máy tính | Trần Văn MinhLập đề nghị · Ngõ Trúc Supplies · ngân sách bảo trì | v3 · mức 3trên 40.000.000₫ |
| 10:4005/10 · Điện thoại | Trưởng nhómĐã duyệt | v3 · mức 3 |
| 14:0505/10 · Máy tính | Giám đốc pháp nhân Hoàng Đức ThắngĐã duyệt | v3 · mức 3 |
| 16:3005/10 · Máy tính | CFO trụ sở chínhDuyệt cuối · TP.HCM | v3 · mức 3 |
Phê duyệt ký hồi tháng 3 vẫn mở ra với v2 và các mức áp dụng lúc đó.
JEV KIỂM TRA TUYẾN PHÊ DUYỆT
Tuyến phê duyệt được kiểm tra trước khi có người ký
JEV, AI agent của Nffice, đối chiếu từng đề nghị với quy chế phân quyền và trả về quyết định kèm độ tin cậy. Trên ngưỡng, JEV tự chuyển tuyến và ghi lại lý do. Dưới ngưỡng, con người quyết định với lý do hiển thị ngay trước mắt.
- Phát hiện đề nghị bị xếp sai mức trước chữ ký đầu tiên
- Cảnh báo các đề nghị bị tách nhỏ nhưng cộng lại vượt hạn mức
- Mỗi lần chuyển tuyến đều nằm trong nhật ký kiểm toán kèm độ tin cậy
- Bạn đặt ngưỡng; quy chế vẫn là của bạn
Theo phòng ban
Mỗi phòng ban dùng thế nào
Bốn loại đề nghị đi qua quy chế phân quyền trong Nffice Groupware rồi hoàn tất ở phân hệ khác, không ai phải nhập lại lần hai.
MUA HÀNG
Đề nghị mua hàng → hạn mức, ngân sách và sổ kế toán
Số tiền được đối chiếu với mức, gửi theo đúng tuyến phê duyệt, và khi được duyệt sẽ trừ vào dòng ngân sách và ghi vào sổ kế toán.
HR · NGHỈ PHÉP
Nghỉ phép → số ngày phép và bảng lương
Đến hai ngày thì trưởng nhóm duyệt cuối. Khi được duyệt, số ngày phép giảm, lịch chấm công cập nhật và kỳ tính lương tiếp theo tự lấy số ngày nghỉ.
TÀI CHÍNH · CHI PHÍ
Chi phí → bút toán
Đề nghị đã duyệt trở thành bút toán theo TT99 (thay TT200), kèm chứng từ và tuyến phê duyệt làm căn cứ.
KINH DOANH · CHIẾT KHẤU
Chiết khấu báo giá → trưởng nhóm kinh doanh, giám đốc hoặc trụ sở chính
Đến 5% không cần duyệt; trên mức đó, mức chiết khấu xác định người duyệt, và báo giá đã duyệt chuyển tiếp thành đơn hàng.
Sau phê duyệt
Phê duyệt xong thì đi đâu
Phần lớn dữ liệu trong doanh nghiệp bắt đầu từ một phê duyệt. Khi người duyệt cuối theo quy chế đã duyệt, các con số tự chuyển đi.
TRONG GROUPWARE
Quy chế quyết định, tuyến phê duyệt ký
Tuyến phê duyệt lập theo mức, duyệt cuối theo hạn mức hoặc tại trụ sở chính, rồi khóa lại kèm phiên bản quy chế.
SANG HR
Nghỉ phép cập nhật số ngày phép và bảng lương
Nghỉ phép và làm thêm giờ đã duyệt đi thẳng vào lịch chấm công và kỳ tính lương tiếp theo, không phải nhập lại.
SANG TÀI CHÍNH
Mua hàng trừ ngân sách, chi phí vào sổ
Đề nghị mua hàng đã duyệt trừ vào dòng ngân sách và được ghi sổ. Chi phí hoặc khoản chi thẻ công ty đã duyệt trở thành bút toán theo TT99, kèm phê duyệt làm căn cứ.
VĂN BẢN & CHỮ KÝ SỐ
Văn bản đến và đi, đánh số và ký số
Văn phòng tại Việt Nam vận hành bằng văn bản có số. Mỗi văn bản lấy số từ sổ văn bản, được ký số và lưu cùng phê duyệt đã tạo ra nó.
- Sổ văn bản đến / đi, tự động đánh số
- Ký số bằng USB token, hoặc ký từ xa xác nhận bằng OTP
- Căn cứ pháp lý: Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15
- Bản gốc đã ký được lưu trữ cùng số văn bản và tuyến phê duyệt
Sổ văn bản bên phải là dữ liệu mẫu.
| Số · Ngày | Loại | Trích yếu | Trạng thái |
|---|---|---|---|
| 125/2026/CV-HN02/10/2026 | Đi | Công văn đề nghị gia hạn hợp đồng thuê văn phòng | Đã ký |
| 126/2026/QĐ-HN03/10/2026 | Đi | Quyết định bổ nhiệm trưởng phòng kinh doanh | Đã ký |
| 0418/TB-BHXH03/10/2026 | Đến | Thông báo kết quả đóng BHXH tháng 9 | Đã vào sổ |
| 127/2026/CV-HN04/10/2026 | Đi | Công văn gửi đối tác về lịch giao hàng quý IV | Chờ ký |
Số văn bản đi tiếp theo, 128/2026/CV-HN, được cấp khi văn bản được ký.
KHI KHÔNG Ở VĂN PHÒNG
Duyệt trên điện thoại mà không hạ chuẩn
Phần lớn phê duyệt là đồng ý. Những trường hợp còn lại cần xem đầy đủ chứng từ. Điện thoại đáp ứng cả hai, và nhật ký kiểm toán không phân biệt bạn dùng thiết bị nào.
- Thông báo đẩy kèm mức và quy chế, đủ để quyết định, hoặc mở toàn bộ chứng từ
- Khoản giá trị lớn được xác thực thêm bằng sinh trắc học trên thiết bị
- Chỉ định người duyệt thay khi vắng mặt ngay trên điện thoại
- Mọi thao tác được ghi lại cùng thiết bị, thời gian và quy chế đã định tuyến
PHẦN CÒN LẠI CỦA NGÀY LÀM VIỆC
Email, thông báo, lịch và nhắn tin ở cùng một nơi
Không phải vì một bộ công cụ đầy đủ trông ấn tượng, mà vì một phê duyệt thiếu tệp đính kèm, chuỗi email và cuộc họp liên quan thì chỉ là nửa hồ sơ.
- Gắn chuỗi email vào phê duyệt thay vì sao chép vào
- Thông báo có theo dõi đã đọc, ví dụ khi quy chế phân quyền thay đổi
- Lịch chung hiển thị lịch làm việc của Hà Nội và trụ sở chính trên cùng một màn hình
- Tệp có phiên bản và gắn với chứng từ đã tạo ra chúng
- Ứng dụng nhắn tin lưu trao đổi với nhóm và khách hàng trên dữ liệu của công ty thay vì nhóm chat cá nhân
Gắn chuỗi email vào phê duyệt thay vì sao chép vào.
Thành phần
Nffice Groupware gồm những gì
Phê duyệt theo quy chế phân quyền là trung tâm. Mọi tính năng còn lại đều nhằm giúp phê duyệt có đủ bối cảnh.
Phê duyệt theo quy chế phân quyền
Tuyến phê duyệt lập từ số tiền, loại chứng từ và pháp nhân theo quy chế của trụ sở chính, thay vì vẽ tay mỗi lần. Có sẵn duyệt thay, duyệt sau, lấy ý kiến và đồng gửi.
Phiên bản quy chế và nhật ký kiểm toán
Mỗi phê duyệt lưu phiên bản quy chế, mức, người ký, thời gian và thiết bị. Đổi quy chế mà không viết lại lịch sử.
Email nội bộ
Hộp thư chung và cá nhân, có quy tắc lưu trữ.
Bảng tin và thông báo
Thông báo có xác nhận đã đọc khi cần.
Lịch và phòng họp
Lịch chung giữa các pháp nhân, kèm đặt phòng họp.
Kho tài liệu
Tệp có phiên bản, gắn với phê duyệt đã tạo ra chúng.
Sổ văn bản và chữ ký số
Văn bản đến và đi được đánh số và ký số.
Nhắn tin
Trao đổi với nhóm và khách hàng được lưu trên dữ liệu công ty.
Phê duyệt trên di động
Quyết định ngay từ thông báo đẩy, hoặc mở toàn bộ chứng từ.
Xem ngôn ngữ gốc khi cần
Người duyệt có thể mở đề nghị bằng chính ngôn ngữ người lập đã viết.
Yêu cầu của trụ sở chính
Những điều trụ sở chính thực sự hỏi
Câu hỏi thường gặp
Những câu hỏi chúng tôi thường nhận đầu tiên
Có thể chuyển quy chế phân quyền hiện tại sang không?
Có. Các mức được đặt theo loại chứng từ, số tiền và pháp nhân, nên phần lớn doanh nghiệp nhập nguyên bảng phân quyền hiện có khi triển khai. Quy tắc phụ thuộc vào yếu tố khác ngoài số tiền, như dự án hay trung tâm chi phí, sẽ mất thêm thời gian, vì vậy hãy báo trước cho chúng tôi.
Mỗi pháp nhân có thể có hạn mức khác nhau không?
Có. Mỗi pháp nhân có các mức riêng trong cùng một bảng của trụ sở chính. Trụ sở chính có thể giữ mức cao nhất dùng chung, nên khoản nào vượt hạn mức của pháp nhân cũng lên đến trụ sở chính, dù bắt đầu từ pháp nhân nào.
Người duyệt vắng mặt thì sao?
Người duyệt thay được chỉ định trong quy chế sẽ ký thay. Hồ sơ ghi rõ ai đã ký và ký thay cho ai, và người duyệt xem lại những gì đã được ký khi quay lại.
Khi đổi quy chế, các phê duyệt cũ thì sao?
Phê duyệt đã hoàn tất giữ phiên bản quy chế đã áp dụng khi ký. Đề nghị gửi sau khi phiên bản mới có hiệu lực sẽ theo phiên bản mới, và nhật ký kiểm toán cho thấy phiên bản nào áp dụng cho từng bước.
Có giữ được các mẫu phê duyệt hiện có không?
Có. Mẫu biểu được cấu hình chứ không phải lập trình, và phần lớn doanh nghiệp chuyển nguyên bộ mẫu hiện có khi triển khai. Mẫu đặc thù có công thức tính bên trong sẽ mất thêm thời gian, vì vậy hãy báo trước cho chúng tôi.
Có kết nối với hệ thống đăng nhập một lần của trụ sở chính không?
Có. Hệ thống kết nối với nhà cung cấp xác thực bạn đang dùng, nên mỗi người chỉ cần một tài khoản. Nhân viên địa phương không có trong danh bạ của trụ sở chính có thể được quản lý riêng trong cùng pháp nhân.
Có chuyển được các phê duyệt cũ từ hệ thống hiện tại không?
Phê duyệt đã hoàn tất có thể nhập vào dưới dạng hồ sơ kèm tuyến phê duyệt và tệp đính kèm, nên vẫn tra cứu được lịch sử. Phê duyệt đang dở dang thường được hoàn tất trên hệ thống cũ thay vì chuyển sang.
Có thể chỉ dùng Nffice Groupware, không dùng HR và Tài chính không?
Có. Chỉ là không còn phần chuyển dữ liệu tự động: nghỉ phép đã duyệt phải xuất sang hệ thống tính lương, còn phê duyệt mua hàng phải nhập lại vào phần mềm kế toán.
Bảng giá
Nffice Groupware từ 70.000₫/người/tháng
Tối thiểu 10 người. Bao gồm thiết lập quy chế phân quyền và mẫu biểu, hosting và hai buổi đào tạo. Chuyển đổi dữ liệu phê duyệt cũ được báo giá riêng.
Theo một phê duyệt đi hết tuyến
Bản demo đưa một đề nghị từ Hà Nội đi qua quy chế phân quyền đến người duyệt cuối. Không cần tài khoản, không gửi dữ liệu đi đâu cả.