NFFICE HR
Tính lương am hiểu sẵn luật Việt Nam
Dữ liệu chấm công chuyển thẳng vào bảng lương, bảng lương áp dụng các biểu thuế và bảo hiểm theo luật, và phiếu lương được gửi đến từng nhân viên bằng ngôn ngữ của họ. Khi luật thay đổi, chỉ cần cập nhật bảng tỷ lệ, mọi phép tính sau đó tự đi theo.
Dùng độc lập, hoặc trên cùng một dữ liệu với phê duyệt và sổ kế toán.
| Họ tên | Mã nhân viên | Phòng ban | Chức danh | Hợp đồng | Ngày vào làm | Trạng thái | Tổng thu nhập |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nguyễn Thị Lan | VN-0412 | Marketing | Chuyên viên | Không xác định thời hạn | 2023-03-06 | Đang làm việc | 32.450.000₫ |
| Trần Văn Minh | VN-0188 | Sản xuất | Trưởng nhóm | Không xác định thời hạn | 2021-08-16 | Đang làm việc | 46.100.000₫ |
| Lê Thu Hà | VN-0633 | Kinh doanh | Nhân viên kinh doanh | 12 tháng | 2025-02-03 | Thử việc | 24.800.000₫ |
| Phạm Quốc Anh | VN-0501 | Sản xuất | Công nhân vận hành | 24 tháng | 2024-06-10 | Đang làm việc | 14.200.000₫ |
| Đỗ Hoàng Nam | VN-0702 | Kho vận | Nhân viên kho vận | 12 tháng | 2026-01-05 | Sắp nhận việc | 18.600.000₫ |
Theo vai trò
Năm người, một bảng lương, năm màn hình khác nhau
Mọi người liên quan đến lương đều làm việc trên cùng một dữ liệu. Mỗi người chỉ thấy phần việc của mình, không hơn.
CHUYÊN VIÊN HR
Chạy bảng lương và kê khai
Chốt chấm công, chạy và kiểm tra bảng lương, chuẩn bị hồ sơ khai bảo hiểm và thuế.
Được xem: toàn bộ hồ sơ, lương và kê khai
TRƯỞNG NHÓM
Phê duyệt nghỉ phép và làm thêm giờ
Xử lý nghỉ phép, làm thêm giờ và điều chỉnh chấm công của nhóm ngay trong hộp phê duyệt chung với các phê duyệt khác.
Không được xem: số tiền lương
NHÂN VIÊN
Phiếu lương, nghỉ phép và chấm công trên điện thoại
Phiếu lương bằng ngôn ngữ của mình, số ngày phép còn lại và đơn xin nghỉ, chấm công và tài liệu cần ký.
Được xem: chỉ hồ sơ của chính mình
TÀI CHÍNH TRỤ SỞ CHÍNH
Chi phí nhân công trên báo cáo quản trị
Chi phí lương theo pháp nhân và phòng ban, tổng hợp vào báo cáo quản trị của trụ sở chính tại TP.HCM.
Được xem: tổng theo pháp nhân và phòng ban
GIÁM ĐỐC PHÁP NHÂN
Phê duyệt trong hạn mức được phân quyền
Phê duyệt bảng lương hằng tháng và gia hạn hợp đồng trong hạn mức. Vượt hạn mức thì chuyển lên trụ sở chính.
Được xem: tổng của pháp nhân và các phê duyệt
Quyền xem lương tách riêng với phần còn lại của hồ sơ. Ai được xem số tiền lương?
Thành phần
Nffice HR có gì
Tám mảng, tất cả dựa trên cùng một hồ sơ nhân viên.
Hồ sơ nhân viên
Thông tin cá nhân, hợp đồng, lương thưởng và lịch sử tài liệu trên một thẻ, chia theo tab.
Sơ đồ tổ chức và điều động
Tuyến báo cáo tự cập nhật theo điều chuyển, thăng chức và điều động giữa các pháp nhân.
Chấm công và ca làm việc
Nguồn chấm công, mẫu ca, các mức làm thêm giờ và ngày lễ.
Nghỉ phép và số ngày phép
Quy tắc tích lũy theo loại hợp đồng, giới hạn chuyển phép sang năm sau và thanh toán phép chưa nghỉ.
Chạy bảng lương
Lập nháp, rà soát, phê duyệt, chi trả. Mỗi kỳ lương được khóa sau khi phê duyệt và lưu đầy đủ lịch sử ai đã sửa gì trước khi chốt.
Các khoản khấu trừ theo luật
BHXH và thuế TNCN tính từ bảng tỷ lệ có quản lý phiên bản, phần doanh nghiệp đóng hiển thị tách riêng với phần người lao động.
Đánh giá và mục tiêu
Chu kỳ đánh giá, biểu mẫu và hiệu chỉnh xếp loại; lịch sử lưu vào hồ sơ nhân viên.
Tuyển dụng
Quy trình từ ứng tuyển đến mời nhận việc, rồi chuyển thẳng sang tiếp nhận mà không phải nhập lại.
HỒ SƠ NHÂN VIÊN
Một thẻ thay cho mười hai bảng tính
Mọi thông tin về một người nằm trên một hồ sơ, chia thành các tab để bộ phận nhân sự, quản lý và nhân viên đều mở đúng phần mình cần. Phân quyền theo từng tab, không theo từng màn hình.
- Thông tin cá nhân, hợp đồng, lương thưởng, chấm công và tài liệu ở các tab riêng
- Mọi thay đổi trường dữ liệu đều được ghi lại: ai sửa, khi nào và giá trị trước đó
- Nhân viên xem được hồ sơ của mình mà không thấy hồ sơ của người khác
- Giấy tờ sắp hết hạn và ngày kết thúc thử việc được nhắc trước khi quá hạn
CHẤM CÔNG VÀ NGHỈ PHÉP
Cả tháng, nhìn là hiểu
Ca làm, làm thêm giờ, nghỉ phép và ngày lễ trên cùng một lịch. Hệ số làm thêm giờ được áp dụng ngay trong tháng, không phải tính lại khi chạy lương.
- Làm thêm ngày thường, ngày nghỉ hằng tuần và ngày lễ theo hệ số riêng
- Chấm công qua ứng dụng, kiosk hoặc máy chấm công sinh trắc học
- Đơn nghỉ phép đã phê duyệt trong Nffice Groupware tự động chuyển về đây
- Số ngày phép được tính lại ngay khi phê duyệt hoàn tất
- Cảnh báo trước khi ai đó chạm giới hạn làm thêm giờ theo tháng hoặc năm
!2 người ở bộ phận Sản xuất sắp chạm giới hạn làm thêm giờ của tháng này. Trưởng nhóm được báo trước khi xếp ca tiếp theo.
CÁCH CHẤM CÔNG
Năm cách chấm công, chọn theo từng địa điểm
Văn phòng, cổng nhà máy, nhân viên kinh doanh đi thị trường và quầy cửa hàng cần cách kiểm tra khác nhau. Mỗi địa điểm dùng cách phù hợp, và mọi bản ghi đều cho biết được chấm bằng cách nào.
- Ứng dụng có GPS, WiFi văn phòng, nhận diện khuôn mặt, mã QR hoặc máy chấm công sẵn có tại chỗ
- Nhiều cách trên cùng một địa điểm, ví dụ WiFi tại bàn làm việc và khuôn mặt tại cổng
- Mỗi lần chấm công lưu lại cách chấm, địa điểm và thời gian trên hồ sơ
- Điều chỉnh được gửi cho trưởng nhóm dưới dạng yêu cầu, không phải sửa âm thầm
| Cách chấm | Văn phòng | Nhà máy | Ngoài văn phòng | Cửa hàng | Chống chấm công hộ |
|---|---|---|---|---|---|
| Ứng dụng · GPS | ○ | — | ● | ● | Đối chiếu vị trí với bán kính địa điểm |
| WiFi văn phòng | ● | ○ | — | ○ | Chỉ được tính khi dùng mạng công ty |
| Nhận diện khuôn mặt | ○ | ● | ○ | ● | Khuôn mặt thực được so với ảnh nhân viên |
| Mã QR | ● | ○ | — | ○ | Mã liên tục thay đổi nên ảnh chụp mã không dùng được |
| Máy chấm công sẵn có | ○ | ● | — | — | Máy vân tay hoặc thẻ tại chỗ, tệp dữ liệu được nhập theo lịch |
● phù hợp · ○ dùng được · — không dùng
TỰ PHỤC VỤ
Phần việc của nhân viên gói gọn trên điện thoại
Phần lớn câu hỏi bộ phận nhân sự nhận được là "tôi được trả bao nhiêu" và "tôi còn bao nhiêu ngày phép". Nhân viên tự trả lời cả hai, bằng ngôn ngữ của mình.
- Phiếu lương điện tử mỗi kỳ trả lương, có nút phản hồi cho từng dòng
- Đơn xin nghỉ hiển thị số ngày phép còn lại trước khi gửi
- Chấm công bằng GPS hoặc WiFi văn phòng
- Chứng từ khấu trừ thuế TNCN và hợp đồng cần ký ở cùng một chỗ
Đây cũng chính là màn hình Lan nhìn thấy, bằng tiếng Việt.
CHẠY BẢNG LƯƠNG
Bốn bước, luôn biết kỳ lương đang ở bước nào
Một kỳ lương đi lần lượt từ bản nháp đến khi khóa. Sau khi phê duyệt, không có gì bị tính lại ngầm, và mọi thay đổi trước khi duyệt đều được ghi lại.
- Chênh lệch so với tháng trước được đánh dấu trước khi phê duyệt, không phải sau
- Phần doanh nghiệp đóng hiển thị cạnh các khoản khấu trừ của người lao động
- Phiếu lương được tạo cho từng nhân viên bằng ngôn ngữ của họ
- Kỳ lương đã duyệt hạch toán bút toán lương sang Nffice Finance trong một bước
30/11 · Hệ thống142 người
1/12 · Phạm Thu Trang4,21 tỷ₫
3 mục cần xem lại+2,4%
Chờ trụ sở chính duyệt—
MỘT NHÂN VIÊN, HAI GÓC NHÌN
Hà Nội ghi sổ theo luật. Trụ sở chính đọc báo cáo quản trị.
Chỉ có một dữ liệu lương. Pháp nhân xem các số liệu theo luật, còn trụ sở chính xem chính các dòng đó trên báo cáo quản trị, cùng bằng VND.
- Mọi số trên báo cáo quản trị đều lấy từ dòng lương tương ứng, không nhập tay
- Trụ sở chính xem theo pháp nhân và phòng ban
- Sổ sách theo chuẩn mực Việt Nam giữ nguyên. Báo cáo quản trị chỉ dùng nội bộ
- Không có bảng tính trung gian giữa pháp nhân và trụ sở chính
| Khoản mục | Pháp nhân Hà Nội · VND | Trụ sở chính · báo cáo quản trị |
|---|---|---|
| Tổng thu nhập | 32.450.000₫ | 32.450.000₫ |
| BHXH · người lao động 10,5% | −3.407.250₫ | −3.407.250₫ |
| Thuế TNCN | −854.275₫ | −854.275₫ |
| Thực lĩnh | 28.188.475₫ | 28.188.475₫ |
| Doanh nghiệp đóng · 21,5% | +6.976.750₫ | +6.976.750₫ |
| Tổng chi phí doanh nghiệp | 39.426.750₫ | 39.426.750₫ |
Mỗi dòng của báo cáo quản trị lấy trực tiếp từ dòng lương của pháp nhân, không nhập lại.
Cùng một dữ liệu, cùng một con số. Pháp nhân giữ sổ sách theo chuẩn mực Việt Nam, còn trụ sở chính đọc chính các dòng đó trên báo cáo quản trị mà không phải tổng hợp lại.
TỪ BẢNG LƯƠNG ĐẾN SỔ KẾ TOÁN
Kỳ lương đã duyệt là đã có bút toán
Khi kỳ lương được khóa, bút toán lương được lập từ chính các dòng đó trên hệ thống tài khoản theo TT99 (thay TT200). Không ai phải nhập lại bảng lương vào kế toán.
- Bảo hiểm doanh nghiệp đóng và người lao động đóng tách vào các tài khoản riêng
- Thuế TNCN đã khấu trừ được ghi vào tài khoản phải nộp riêng
- Số dư tài khoản 334 về 0 khi đã chuyển khoản lương thực lĩnh
- Hoàn nhập dự phòng phép năm theo số ngày đã nghỉ, trong cùng kỳ
| Nợ | Có | Số tiền |
|---|---|---|
| 6411 Chi phí nhân viên bán hàng | 334 Phải trả người lao động | 32.450.000₫ |
| 6411 Chi phí nhân viên bán hàng | Bảo hiểm doanh nghiệp đóng3383 BHXH 5.678.750₫3384 BHYT 973.500₫3386 BHTN 324.500₫ | 6.976.750₫ |
| 334 Phải trả người lao động | Bảo hiểm người lao động đóng3383 BHXH 2.596.000₫3384 BHYT 486.750₫3386 BHTN 324.500₫ | 3.407.250₫ |
| 334 Phải trả người lao động | 3335 Thuế TNCN | 854.275₫ |
| 334 Phải trả người lao động | 112 Tiền gửi ngân hàng | 28.188.475₫ |
| Tổng Nợ = Tổng Có | 71.876.750₫ | |
Nghỉ phép 3 ngày → hoàn nhập dự phòng nghỉ phép 4.425.000₫ (3 × 32.450.000₫ ÷ 22 ngày làm việc)
Tính lương theo luật
Phần tuân thủ luật là cốt lõi của sản phẩm, không phải tiện ích gắn thêm
Tỷ lệ, mức trần và mức giảm trừ nằm trong một bảng có quản lý phiên bản, mỗi thay đổi đều có ngày hiệu lực. Kỳ lương tháng 3 vẫn tính theo bảng của tháng 3, dù bạn mở lại vào tháng 12.
Việt Nam đã thay đổi cả mức giảm trừ cho bản thân lẫn biểu thuế lũy tiến từ kỳ tính thuế 2026. Công cụ tính nào vẫn dùng số liệu cũ sẽ cho kết quả lệch với phiếu lương hiện hành. Bảng tỷ lệ có quản lý phiên bản được làm ra chính cho những trường hợp như vậy.
| Kỳ hạn | Việc cần làm | Nguồn dữ liệu |
|---|---|---|
| Hằng tháng | Trả lương, kèm thông báo phiếu lương cho từng nhân viên | Kỳ lương |
| Nộp tiền đóng BHXH | Kỳ lương | |
| Tờ khai thuế TNCN, nếu khai theo tháng05/KK-TNCN | Kỳ lương | |
| Hằng quý | Tờ khai thuế TNCN, nếu khai theo quý05/KK-TNCN | Kỳ lương |
| Hằng năm | Quyết toán thuế TNCN05/QTT-TNCN | Lịch sử lương |
| Chạy lương thưởng Tết, nếu hợp đồng hoặc quy chế có quy định | Kỳ lương | |
| Thanh toán phép và chuyển phép sang năm sau | Số ngày phép | |
| Khi phát sinh | Báo cáo tăng, giảm lao động và điều chỉnh mức đóng BHXHD02-LT | Hồ sơ nhân viên |
| Hợp đồng hết hạn và gia hạn | Hợp đồng | |
| Gia hạn giấy phép lao động | Hồ sơ người nước ngoài |
Mỗi mục được mở từ chính hồ sơ phát sinh ra nó. Hạn chót chỉ hiển thị sau khi chuyên gia rà soát xong.
NHÂN SỰ NGƯỜI NƯỚC NGOÀI
Một nhân sự người nước ngoài là bốn mốc hạn, không chỉ một phiếu lương
Người nước ngoài làm việc tại Việt Nam kéo theo giấy phép lao động, số ngày cư trú tính thuế, chế độ bảo hiểm xã hội và các khoản phụ cấp chịu thuế. Cả bốn nằm trên cùng một thẻ.
- Theo dõi ngày hết hạn giấy phép lao động, đề nghị gia hạn được trình phê duyệt nội bộ từ sớm
- Đếm số ngày ở Việt Nam từ ngày nhập cảnh và xuất cảnh để xác định cư trú tính thuế
- Lưu giấy chứng nhận tham gia BHXH ở nước gốc theo hiệp định song phương (nếu có), cùng thời hạn hiệu lực
- Lương và phụ cấp nhà ở, sinh hoạt bằng VND trên cùng một hồ sơ
Lương và phụ cấp đều được tính vào tờ khai thuế TNCN tại Việt Nam. Thuế suất theo bảng tỷ lệ đã được chuyên gia rà soát.
HỢP ĐỒNG VÀ ĐIỀU ĐỘNG
Tuyển dụng, điều chuyển và nghỉ việc theo từng bước, thay vì một biểu mẫu dày đặc ô nhập
Tuyển mới, thăng chức hay điều động đều là cùng một dạng công việc. Mỗi việc được chia thành các bước để không bỏ sót yêu cầu nào của Bộ luật Lao động 2019 giữa chừng.
- Loại hợp đồng quyết định trường nào là bắt buộc
- Theo dõi thời gian thử việc, thời hạn báo trước và ngày gia hạn từ hợp đồng
- Cảnh báo trước khi hợp đồng xác định thời hạn chạm giới hạn số lần ký
- Điều động giữa trụ sở chính và Pháp nhân Hà Nội giữ hồ sơ ở hai pháp nhân luôn khớp nhau
- Tài liệu được yêu cầu trực tiếp từ nhân viên, không phải nhắc qua email
Yêu cầu bản sao CCCD, thông tin ngân hàng và hợp đồng đã ký. Nhân viên tự tải lên từ cổng thông tin của mình.
JEV TRONG NFFICE HR
Ba quyết định trong HR, quyết định nào cũng kèm độ tin cậy
JEV đọc bảng lương, giấy phép lao động và bút toán lương ngay khi có thay đổi. Trên ngưỡng 90%, JEV tự xử lý và ghi lại lý do. Dưới ngưỡng, JEV kèm căn cứ để người phụ trách quyết định.
- Ngưỡng được đặt theo từng pháp nhân và từng loại quyết định
- Mỗi thao tác tự động đều ghi rõ ngưỡng đã cho phép nó
- Dưới ngưỡng, không việc gì được xử lý khi chưa có người quyết định
QUYẾT ĐỊNH HR HÔM NAY
Liên kết phân hệ
Nffice HR kết nối với các phân hệ khác ở đâu
Nffice HR dùng độc lập được. Nhưng sẽ hiệu quả hơn khi phê duyệt và bút toán là cùng một dữ liệu.
TỪ GROUPWARE
Các đề nghị đã duyệt chuyển về đây
Phê duyệt nghỉ phép, làm thêm giờ và chi phí đi thẳng vào chấm công mà không ai phải nhập lại.
TRONG HR
Bảng lương được tính và phê duyệt
Chấm công, điều khoản hợp đồng và bảng tỷ lệ theo luật tạo ra kỳ lương. Con người vẫn là người phê duyệt.
SANG TÀI CHÍNH
Bút toán lương tự hạch toán
Tổng thu nhập, các khoản khấu trừ và chi phí doanh nghiệp đóng được phân vào đúng tài khoản, trên sổ theo luật và trên báo cáo quản trị của trụ sở chính.
Câu hỏi thường gặp
Những câu hỏi chúng tôi thường nhận đầu tiên
Điều gì xảy ra khi luật thay đổi giữa năm?
Bảng tỷ lệ có thêm một phiên bản mới kèm ngày hiệu lực. Các kỳ lương đã chốt vẫn tính theo bảng áp dụng tại thời điểm đó, còn kỳ lương mới dùng bảng mới. Bạn được thông báo những gì thay đổi trước khi kỳ lương tiếp theo mở ra.
Chúng tôi có thể chuyển lịch sử lương hiện có sang không?
Có, và đây thường là phần tốn thời gian nhất khi triển khai. Chúng tôi nhập hồ sơ nhân viên, lịch sử hợp đồng và ít nhất mười hai tháng dữ liệu lương để số lũy kế từ đầu năm và quyết toán thuế chạy đúng ngay từ ngày đầu. Hãy ước lượng khối lượng dữ liệu này một cách thực tế, vì nó quyết định tiến độ nhiều hơn bất kỳ yếu tố nào khác.
Có thể áp chế độ khác cho nhân sự người nước ngoài trong cùng bảng lương không?
Có. Nhân sự người nước ngoài có thể có chế độ bảo hiểm và cách tính thuế khác với nhân viên Việt Nam trong cùng pháp nhân, và kỳ lương xử lý cả hai trong một lần chạy.
Có hỗ trợ chấm công sinh trắc học và kiosk không?
Chấm công nhận dữ liệu từ ứng dụng, kiosk dùng chung hoặc máy chấm công đã lắp đặt tại chỗ. Nếu máy xuất được ra tệp, có thể nhập theo lịch thay vì phải tích hợp.
Ai được xem số tiền lương?
Quyền xem lương thưởng tách riêng với phần còn lại của hồ sơ. Quản lý có thể duyệt nghỉ phép cho nhóm mình mà không mở được bất kỳ con số lương nào, và bản demo cho thấy sự tách biệt đó trong thực tế.
Có thể chỉ dùng Nffice HR, không dùng Groupware và Tài chính không?
Có. Bạn sẽ không có phần chuyển giao tự động, nên phê duyệt được đưa vào bằng cách nhập tệp hoặc nhập tay, và bút toán lương được xuất ra thay vì tự ghi sổ. Phần lớn doanh nghiệp bắt đầu với một phân hệ và thêm phân hệ tiếp theo trong vòng một năm.
BHXH được xử lý thế nào cho nhân sự người nước ngoài?
Tùy vào tình trạng của từng người. Người lao động nước ngoài có giấy phép lao động nhìn chung thuộc diện đóng BHXH bắt buộc tại Việt Nam, nhưng luật Việt Nam có ngoại lệ, chẳng hạn trường hợp di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp, và hiệp định song phương về bảo hiểm xã hội (nếu có) có thể cho phép tiếp tục đóng ở nước gốc. Hồ sơ của mỗi người lưu giấy chứng nhận và các chế độ áp dụng, bảng lương tính theo đó. Những chế độ nào còn phải đóng sẽ được xác nhận theo từng trường hợp với chuyên gia tư vấn của bạn.
Có thể nộp báo cáo BHXH trực tiếp từ hệ thống không?
Báo cáo tăng, giảm lao động và điều chỉnh mức đóng được lập sẵn từ chính thay đổi trên hồ sơ nhân viên, nên không ai phải nhập hai lần. Việc nộp điện tử cho cơ quan BHXH đi qua một nhà cung cấp dịch vụ I-VAN được cấp phép, và chúng tôi thống nhất với bạn chọn nhà cung cấp nào trong quá trình triển khai.
TT99 đã thay TT200 từ năm 2026. Bút toán lương có theo kịp không?
Bảng ánh xạ từ các dòng lương sang tài khoản cũng có quản lý phiên bản như bảng tỷ lệ, kèm ngày hiệu lực. Khi hệ thống tài khoản thay đổi, phiên bản ánh xạ mới có hiệu lực từ ngày bắt đầu của nó, còn các kỳ đã khóa sổ giữ nguyên ánh xạ đã dùng khi ghi sổ. Các kỳ từ ngày 1/1/2026 được hạch toán theo TT99.
Bảng giá
Nffice HR từ 80.000₫/người/tháng
Tối thiểu 10 người. Giá thay đổi theo số nhân sự, số pháp nhân bạn vận hành và khối lượng lịch sử lương cần chuyển sang. Đã bao gồm cập nhật tỷ lệ theo luật và hai buổi đào tạo.
Tự tính thử trước khi trao đổi với chúng tôi
Demo tính lương chạy chính bộ máy tính thật trên dữ liệu mẫu. Thay đổi mức lương là mọi dòng thay đổi theo. Không cần tài khoản, không gửi dữ liệu đi đâu cả.