NFFICE GROUPWARE
限度内は専決で、
超えたら本社へ
決裁ルートは決裁権限規程から組み立てられます。誰が決裁するかは金額・文書の種類・法人で決まり、限度内ならチームリーダーや現地法人社長の段階で完了し、限度を超えれば本社まで自動で上がります。代決・後決（事後承認）・合議・回覧も同じ規程の中で扱い、すべての決裁に、決裁時点の規程バージョンが記録されます。
専決・代決・後決・合議・回覧に標準で対応しています。単体でも、HRや会計帳簿と同じ記録の上でもお使いいただけます。
決裁権限
誰が決裁するかは、一枚の表で決まる
決裁権限規程は本社が一度だけ定めます。金額 × 文書の種類 × 法人です。どの法人のどの申請も同じ表で照合されるため、チームリーダーが決裁できるものはチームリーダーで完了し、本社決裁区分の案件は必ず本社まで届きます。
- 最終決裁者は金額・文書の種類・法人で決まります
- 本社の表一つの下で、法人ごとに独自の区分を持てます
- 区分の上限は境界値を含みます。「40,000,000₫ 以下」には 40,000,000₫ ちょうども含まれます
- 起案者は提出前に、誰が決裁するかを確認できます
表示している規程は例です。規程は各社で設定します。
| 文書 | 区分1 | 区分2 | 区分3 |
|---|---|---|---|
| 購買稟議 | 20,000,000₫ 以下チームリーダー（ハノイ） | 40,000,000₫ 以下現地法人社長 | 40,000,000₫ 超本社CFO |
| 経費精算 | 5,000,000₫ 以下チームリーダー | 30,000,000₫ 以下現地法人社長 | 30,000,000₫ 超本社CFO |
| 休暇 | 2日以下チームリーダー専決 · 回覧：本社 | 3〜5日本社HR担当役員チームリーダーが先に確認 | 5日超本社HR担当役員合議：HR（ハノイ） |
| 見積値引き5%以下は決裁不要 | 10%以下営業チームリーダー | 15%以下現地法人社長 | 15%超本社営業本部長 |
| 契約 | 金額を問わず現地法人社長合議：法務 · 回覧：財務 | ||
購買稟議 45,000,000₫ → 現地法人社長の専決限度 40,000,000₫ を超えています。本社CFOが最終決裁します。
決裁ルートのプレビュー
決裁ルートは規程から自動で組まれる
決裁者をリストから選ぶ必要はありません。金額と文書の種類で区分が決まり、その区分が、誰が決裁し誰が最終決裁するかを決めます。紙の決裁権限規程と同じ仕組みを、誰も暗記しなくて済む形にしました。
- 区分内では、最後の決裁者が専決で最終決裁します
- 現地法人社長の限度を超えると、決裁ルートは本社まで延びます
- 申請には規程バージョンと区分が記録されます
- 限度額を一度変えれば、以後の新しい申請はすべてそれに従います
金額を変えて、決裁ルートの変化をご確認ください。
購買稟議（40,000,000₫ 超）：本社決裁区分のため、本社CFOが最終決裁します。規程 v3 · 区分 3。
代決 · 後決 · 合議 · 回覧
例外も規程の中で処理する
決裁者が休暇中、修理が待てない、二つの部署の合意が必要、本社にも知らせたい。どのケースにも決裁ルート上に専用のステップがあるため、別途メッセージでやり取りする必要はありません。
- 代決 — 決裁者の不在中は、規程で指定された代決者が決裁します。記録には両方の名前が残ります
- 後決 — 緊急の支出を先に行い、理由を添えて事後に承認します
- 合議 — 合意が必要な部署が、最終決裁者より先に決裁します
- 回覧 — 知っておくべき人に、決裁ステップなしで文書を共有します（参照）
右側でケースを選んでください。
購買稟議 · 45,000,000₫ · 40,000,000₫ 超
チームリーダーが不在のため、規程で指定された代決者が決裁します。記録には「Vũ Thị Mai がチームリーダーに代わって決裁」と、両方の名前が残ります。
規程バージョンと監査ログ
規程を変えても、過去の決裁は当時の規程のまま
決裁権限規程は変わります。限度額が上がり、新しい法人ができ、合議のステップが加わります。変更のたびに適用開始日付きの新しいバージョンとなり、各決裁には決裁時点のバージョンが残ります。監査人が見るのは今日の規程ではなく、当時適用された規程です。
- 規程バージョンごとに適用開始日と変更者を記録
- すべてのステップを、決裁者・時刻・端末・規程バージョン・区分とともに記録
- 旧バージョンで決裁された文書は、今もそのバージョンで開きます
- 代決・後決のステップはログ上でそれと分かるよう表示
右のログは例です。
| 時刻（ハノイ） | ステップ | 規程 |
|---|---|---|
| 09:1210/5 · PC | Trần Văn Minh起案 · Ngõ Trúc Supplies · 保守予算 | v3 · 区分340,000,000₫ 超 |
| 10:4010/5 · スマートフォン | チームリーダー決裁 | v3 · 区分3 |
| 14:0510/5 · PC | 現地法人社長 佐藤 健一決裁 | v3 · 区分3 |
| 16:3010/5 · PC | 本社CFO最終決裁 · JST 18:30 | v3 · 区分3 |
3月に決裁された文書は、今も v2 と当時の区分で開きます。
JEVによる決裁ルートチェック
最初の決裁の前に、ルートをチェック
AIエージェントのJEVが、各申請を決裁権限規程と照合し、確信度付きの判断を返します。しきい値を超えれば自動でルートを修正し、その理由を記録します。しきい値に届かなければ、理由を添えて人に回し、人が判断します。
- 誤った区分で起案された申請を、最初の決裁の前に検出して修正
- 合算すると限度を超える分割申請を警告
- ルート修正はすべて確信度とともに監査ログに記録
- しきい値は貴社が設定し、規程も貴社のものです
部門別の活用
部門ごとの使い方
グループウェアの決裁権限規程を通り、別のモジュールで完結する4つの申請です。同じ内容を二度入力する人はいません。
購買
購買稟議 → 専決限度・予算・帳簿
金額を区分と照合して正しいルートに回し、決裁されると予算科目から差し引かれ、帳簿に記録されます。
HR · 休暇
休暇 → 残日数と給与
2日以下はチームリーダーの専決です。決裁されると残日数が減り、勤怠カレンダーが更新され、次回の給与計算に日数が反映されます。
財務 · 経費
経費 → 仕訳
決裁済みの経費精算は、領収書と決裁ルートを証憑として添付した TT99（旧TT200）準拠の仕訳になります。
営業 · 値引き
見積値引き → 営業チームリーダー、現地法人社長、または本社
5%以下は決裁不要です。それを超えると値引き区分で決裁者が決まり、決裁済みの見積はそのまま受注へ進みます。
決裁のあと
決裁のあと、データはどこへ
社内の記録の多くは決裁から始まります。規程上の最終決裁者が承認すれば、数字は自動で次へ流れます。
グループウェアで
規程が決め、ルートが決裁する
区分でルートが決まり、専決または本社で決裁されたあと、規程バージョンとともにロックされます。
HRへ
休暇は残日数と給与に反映
決裁済みの休暇と残業は、再入力なしで勤怠カレンダーと次回の給与計算に反映されます。
財務へ
購買は予算へ、経費は帳簿へ
決裁済みの購買は予算科目から差し引かれ、帳簿に記録されます。決裁済みの経費や法人カードの精算は、決裁を証憑とする TT99 準拠の仕訳になります。
公文書と電子署名
受信・発信文書を採番し、電子署名
ベトナムの事務所では、番号を振った公文書で業務が動きます。各文書は文書台帳から番号を取り、電子署名され、元になった決裁とともに保管されます。
- 受信・発信文書台帳（văn bản đến / đi）を自動採番
- USBトークンによる電子署名、またはOTPで確認するリモート署名
- 法的根拠：ベトナム電子取引法（第20/2023/QH15号）
- 署名済みの原本を、文書番号と決裁ルートとともに保管
右の台帳は例です。
| 番号 · 日付 | 区分 | 件名 | 状態 |
|---|---|---|---|
| 125/2026/CV-HN2026/10/02 | 発信 | Công văn đề nghị gia hạn hợp đồng thuê văn phòng | 署名済み |
| 126/2026/QĐ-HN2026/10/03 | 発信 | Quyết định bổ nhiệm trưởng phòng kinh doanh | 署名済み |
| 0418/TB-BHXH2026/10/03 | 受信 | Thông báo kết quả đóng BHXH tháng 9 | 受付登録済み |
| 127/2026/CV-HN2026/10/04 | 発信 | Công văn gửi đối tác về lịch giao hàng quý IV | 署名待ち |
次の発信番号 128/2026/CV-HN は、文書の署名時に発行されます。
外出先でも
基準を下げずに、スマートフォンで決裁
決裁の大半は承認です。そうでないものには文書全体の確認が必要です。スマートフォンではその両方ができ、監査ログはどの端末で決裁したかを問いません。
- 区分と規程が入ったプッシュ通知で判断でき、必要なら文書全体も開けます
- 高額案件は端末の生体認証で確認
- 不在時の代決者をスマートフォンから指定
- すべての操作を、端末・時刻・ルートを決めた規程とともに記録
決裁以外の一日の仕事
メール、お知らせ、カレンダー、メッセンジャーを一か所に
統合製品のほうが見栄えがよいからではありません。添付ファイル、メールのやり取り、会議の記録が欠けた決裁は、記録として半分しか残らないからです。
- メールのスレッドは、コピーせずに決裁へ添付
- 既読確認付きのお知らせ（決裁権限規程の改定時など）
- ハノイと本社の勤務時間を並べて表示する共有カレンダー
- ファイルはバージョン管理され、元の文書にひも付け
- チームや顧客とのやり取りを、個人のチャットグループではなく会社の記録に残すメッセンジャー
スレッドはコピーせず、決裁に添付できます。
構成
グループウェアの機能
中心にあるのは決裁権限規程にもとづく決裁です。ほかの機能はすべて、決裁に文脈を与えるためにあります。
決裁権限規程にもとづく決裁
決裁ルートは毎回手で引くのではなく、本社の規程にもとづき金額・文書の種類・法人から組まれます。代決・後決・合議・回覧にも対応しています。
規程バージョンと監査ログ
すべての決裁に規程バージョン・区分・決裁者・時刻・端末が残ります。履歴を書き換えずに規程を改定できます。
社内メール
保存ルール付きの共有・個人メールボックス。
掲示板とお知らせ
必要なお知らせには既読確認を付けられます。
カレンダーと会議室
タイムゾーンをまたぐ共有カレンダーと会議室予約。
文書管理
バージョン管理されたファイルを、元の決裁に添付。
文書台帳と電子署名
受信・発信文書を採番し、電子署名します。
メッセンジャー
チームや顧客とのやり取りを会社の記録に残します。
モバイル決裁
プッシュ通知から判断するか、文書全体を開いて確認。
必要に応じて原文表示
決裁者は希望すれば、起案された言語の原文でも申請を開けます。
本社の要件
本社が実際に確認すること
よくある質問
よくいただくご質問
現在の決裁権限規程をそのまま移行できますか？
はい。区分は文書の種類・金額・法人ごとに設定するため、多くの企業は導入時に現在の決裁権限表をそのまま登録しています。プロジェクトやコストセンターなど、金額以外の条件で決まる規程は時間がかかるため、早めに洗い出してください。
法人ごとに限度額を変えられますか？
はい。本社の表一つの下で、法人ごとに独自の区分を持てます。最上位の区分は本社が共通で管理できるため、どの法人で起案されても、現地の限度を超える案件は本社まで届きます。
決裁者が不在のときはどうなりますか？
規程で指定された代決者が代わりに決裁します。記録には誰が誰の代わりに決裁したかが残り、決裁者は戻ったときに決裁された内容を確認できます。
規程を変更したら、過去の決裁はどうなりますか？
完了した決裁には、決裁時点の規程バージョンが残ります。新バージョンの適用開始後に提出された申請は新しい規程に従い、監査ログには各ステップに適用されたバージョンが表示されます。
今使っている決裁様式をそのまま使えますか？
はい。様式は開発ではなく設定で作るため、多くの企業は導入時に現在の様式一式を移行しています。計算式を含む特殊な様式は時間がかかるため、早めに洗い出してください。
本社のシングルサインオンと連携できますか？
はい。すでに運用中のIDプロバイダーと連携するため、ログインは一つのままです。本社のディレクトリにない現地スタッフは、同じ法人の中で個別に管理できます。
現在のシステムから過去の決裁を移行できますか？
完了した決裁は、決裁ルートと添付ファイルを含む記録として取り込めるため、履歴を検索できます。進行中の決裁は、移行せずに旧システムで完了させるのが一般的です。
HRや財務なしでグループウェアだけ使えますか？
はい、使えます。自動連携はなくなるため、決裁済みの休暇は給与システムへ書き出し、購買の決裁は会計ソフトへ再入力することになります。
料金
グループウェアは1人あたり月額 ¥410（70,000₫）から
最低10名から。決裁権限規程と様式の設定、ホスティング、2回のトレーニングが含まれます。過去の決裁データの移行は別途お見積もりします。